Analisis Pekerjaan

A.    Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Menurut Malayu Job Analysis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang  harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Menurut Umar bahwa analisis  pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen.

Analisis  pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan prasyaratan yang harus disiapkannya, termasuk di dalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi, atau pengendalian, dan perusahaan atau institusi usahanya.

Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah mempelajari, mencari, dan menentukan gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajiban dan wujud tanggungjawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Dengan demikian, pada intinya analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan.Hal ini dapat mengurangi resiko-resiko yang kurang menguntungkan bagi perusahaan atau institusi usaha. Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis.

B.     Pentingnya Informasi Analisis Pekerjaan

          Pada hakikatnya semua orang yang menduduki jabatan manajerial adalah manajer sumber daya manusia.Dalam suatu organisasi kecil, mungkin saja tidak dirasakan pentingnya membentuk suatu organisasi yang khusus menangani masalah-masalah sumber daya manusia.Alasan utamanya ialah karena para manajer pelaksana kegiatan pokok organisasi dianggap sudah mengetahui ciri, standard dan persyaratan ketenagakerjaan yang diperlukan dalam melakukan berbagai tugas yang menjadi tanggung jawab satuan kerja yang dipimpinnya.

Akan tetapi apabila suatu organisasi makin besar, pelaksanaan berbagai kegiatan pengelolaan sumber daya manusia biasanya diserahkan kepada tenaga-tenaga spesialis dalam bidang itu.Para tenaga kerja spesialis dibidang pengelolaan sumber daya manusia tidak selalu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam satuan-satuan kerja lain dalam organisasi. Instrumen yang dimiliki oleh para tenaga spesialis itu untuk mengumpulkan pengetahuan tentang berbagai jenis pekerjaan yang ada dan berbagai persyaratannya yaitu analisis pekerjaan.

Menciptakan sumber daya manusia yang handal dalam menghadapi tantangan teknologi modern, merasakan kenyamanan dalam bekerja, bermartabat dan berkeadilan di dalam suatu perusahaan ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan seperti penggunaan teknologi canggih dan kenyamanan serta suasana pekerjaan.Tujuan lembaga, organisasi atau perusahaan dengan perencanaan manajemen sumber daya manusia yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah untuk mewujudkan eksistensi, efektivitas, dan efisiensi, serta produktivitas dalam mencapai tujuan atau sasaran perusahaan.[1]

Oleh karena itu, kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan. 

Terdapat sepuluh kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang penyelenggaraannya dengan baik didasarkan pada informasi yang berhasil dikumpulkan dan diolah, yaitu Informasi analisis pekerjaan memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan para pekerja dalam organisasi. Menghilangkan persyaratan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif Analisis pekerjaan harus juga mampu menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau mengahambat mutu kekaryaan para anggota organisasi

4.      Merencanakan ketenagakerjaan untuk masa depan

5.      Analisis pekerjaan harus mampu mencocokkan lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia

6.      Analisis pekerjaan sangat membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan

7.      Menyusun rencana pengembangan potensi para pekerja

8.      Menentukan standar prestasi kerja yang realistis

9.      Informasi analisis pekerjaan sangat penting pula arti dan peranannya dalam penempatan para pegawai agar benar-benar sesuai dengan pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang dimilikinya

10.  Informasi tentang analisis pekerjaan juga sangat penting artinya dalam merumuskan dan menentukan sistem serta tingkat imbalan yang adil dan tepat

Jelaslah bahwa informasi tentang analisis semua pekerjaan dalam suatu organisasi mutlak perlu dimiliki dan digunakan secara tepat dalam pengelolaan manajemen sumber daya manusia.

C.    Tujuan Analisis Pekerjaan

Tujuan Analisis pekerjaann menurut Gomes Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:

1.      Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

2.      Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

3.      Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

4.      Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

5.      Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan

6.      Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja

7.      Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

8.      Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

9.      Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.

10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan.

11.  Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi.

12.  Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

D.    Langkah-langkah Pelaksanaan Job analysis

Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.:

1.      Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.

2.      Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.

a.    Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.

b.    Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.

c.    Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.

d.   Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2.      Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Mengumpulkan informasi tentang latar belakangartinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, diana­lisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

3.      Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis

4.      Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

5.      Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan

6.      Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan

Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifi­kasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan meleng­kapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu per­olehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

7.      Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan

8.      Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan

Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya pengana­lisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.

Analisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut.

E.     Teknik Pengumpulan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan

Dalam rangka pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan, para analis harus mengetahui tentang seluk beluk organisasi seperti yang menyangkut tujuannya, strateginya, strukturnya, sumber daya dan dana yang dimiliki serta produknya apakah dalam bentuk barang atau pun jasa. Berdasarkan hal itulah tiga jenis kegiatan pengumpulan informasi dilakukan, yaitu

1.      Identifikasi pekerjaan

Langkah pertama adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber informasi atau mengidentifikasikan berbagai ragam pekerjaan yang hendak dianalisis.Penting untuk mengetahui sumber informasi tentang berbagi pekerjaan itu seperti latar belakang pendidikan, daftar gaji, bagan organisasi, dan catatan analisis pekerjaan di masa lalu.

2.      Penyusunan kuesioner

Langkah kedua adalah menyusun daftar pengecekan yang sama bagi semua pekerjaan yang sejenis dalam berbagai satuan kerja dalam organisasi dengan terlebih dahulu menyusun jadwal analisis pekerjaan.Instrumen pengumpulan informasi yang paling lumrah digunakan adalah kuesioner yang mengandung lima hal, yaitu

a.       Status informasi yang dimiliki sekarang dikaitkan dengan pekerjaan yang diidentifikasikan

b.      Tugas dan tanggung jawab

c.       Karakteristik insan

d.      Kondisi kerja

e.       Standar prestasi kerja

3.      Pengumpulan informasi

Dalam memilih dan menentukan teknik pengumpulan informasi harus didasarkan pada pertimbangan faktor waktu, biaya dan ketepatan informasi yang diperoleh. Dengan begitu akan diperoleh kepercayaan sebagai sarana sosialisasi dan pemahaman yang menyeluruh dalam lingkungan perusahaan, lingkungan kerja, dan bagi karyawan yang diberikan pengembangan keterampilan kerja. Para analis dapat menggunakan berbagai teknik untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan melalui:

a.       wawancara langsung dengan karyawan (interviews)

b.      pandangan pejabat senior/diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)

c.       daftar kuesioner melaui pos (mail questionnaires)

d.      catatan kerja harian karyawan (employee log)

e.       observasi langsung (observation)

f.       kombinasi berbagai teknik (cobination)

F.     Aplikasi Informasi Analisis Pekerjaan

Dari berbagai teknik pengumpulan informasi dalam rangka analisis pekerjaan, harus mampu memberikan sumbangan nyata dalam menentukan empat hal, yaitu

1.      Penyusunan uraian pekerjaan

Uraian pekerjaan ialah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan (profil suatu pekerjaan).

2.      Merumuskan spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan ialah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan.

3.      Menetapkan standar prestasi kerja

Lima alasan ditetapkannya standar prestasi kerja, yaitu

a.       standar prestasi kerja merupakan tolak ukur yang digunakan oleh atasan pekerja yang bersangkutan

b.      standar prestasi kerja merupakan alat pengendali perilaku para pekerja

c.       standar prestasi kerja berperan sebagai bahan koreksi terhadap penyimpangan atau deviasi yang terjadi

d.      standar prestasi kerja berguna sebagai baha umpan balik bagi pekerja yang bersangkutan

e.       standar prestasi kerja merupakan sasaran yang harus diusahakan pencapaiannya oleh setiap pekerja

4.      Menciptakan sistem informasi sumber daya manusia[2]

Untuk mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif, setiap organisasi mutlak perlu menciptakan suatu sistem informasi sumber daya manusia dalam organisasi.Berdasarkan informasi tentang analisis pekerjaan melalui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar prestasi kerja, satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dapat mengambil berbagai langkah yang diperlukan dengan maksud berguna baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.

Secara internal, informasi tersebut akan sangat membantu dalam hal pengelompokanberbagai pekerjaan berdasarkan jenisnyayang bermanfaat dalam mengambil berbagai keputusan. Secara eksternal, pemanfaatan informasi untuk kepentingan dalam hal pembuktian kepada aparat pemerintah yang memerlukannya bahwa organisasi mentaati berbagai ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

Selain itu, analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan rekrutmen dan seleksi; pelatihan dan pengembangan karier;kompensasi dan perencanaan strategis.

Jelaslah bahwa informasi analisis pekerjaan sangat bermanfaat dan dapat diaplikasikan untuk berbagai keperluan dan kepentingan dalam rangka manajemen sumber daya manusia secara lebih efektif.